Dropbox - Tutorial

Dropbox

Apresento o Dropbox, mais uma alternativa para manter seus documentos a salvo (além de backup periódico)

O Dropbox é um ótimo programa para sincronização e backup de arquivos, com ele você deixa seus arquivos na nuvem (internet) sincronizados com pastas do seu computador, se algum arquivo for incluído nessa pasta ou excluído, o programa altera automaticamente no servidor do Dropbox.

Nesse tutorial super detalhado você vai conhecer varias funções do serviço.

Vamos a ação?

O programa

O programa é gratuito e pode ser baixado aqui no site oficial.

A instalação é super simples, basta executar o arquivo e clicar em instalar.

Após a instalação, ao iniciar o Dropbox você terá uma tela abaixo para escolha de criar uma nova (I don't have a Dropbox account) ou usar uma existente (I already have a Dropbox account).

Escolhendo a opção de criar uma nova conta você terá a tela de cadastro

Quem já possui uma conta terá a tela de login

Nota: possui conta mas esqueceu a senha? Clique aqui e entre com seu endereço de email.

Escolha então a opção de armazenamento, sendo que 2 gb inicias são gratuitos, na próxima tela você terá algumas dicas, e na próxima a tela abaixo, onde você escolhe se terá um atalho na área de trabalho (Add shortcut to Dropbox on my Desktop) e a segunda opção (em destaque) para mudar o local padrão da pasta que será sincronizada, caso a opção não seja marcada, a pasta será criada dentro dos "meus documentos", para mudar clique na opção em destaque e clique em "change" na parte de baixo da tela, e escolha o novo local.

Agora você já tem acesso ao programa, todos os arquivos colocados ou criados dentro da pasta My Dropbox serão sincronizados com o servidor automaticamente.

Para adicionar mais de um computador e sincronizar os arquivos entre eles, basta efetuar o login em cada um deles.

Opções

O Dropbox ira criar um ícone na bandeja do sistema, clicando duas vezes sobre ele irá abrir a pasta do Dropbox,

um clique ou clicando com o botão direito nesse ícone você terá acesso a algumas opções que detalho abaixo.

Na ordem de em que aparecem:

Open Dropbox Folder = Abre a pasta do Dropbox

Launch Dropbox Website = Abre o site do Dropbox (onde você também tem algumas opções)

Recently Changed Files = Arquivos alterados recentemente

Porcentagem de uso

Estado dos arquivos, baixando, sincronizando, sincronizado, etc

Help = Ajuda

Get More Space = Opção para comprar mais espaço

Preferences... = Exibe as opções que serão detalhadas abaixo

Exit = Fecha o Dropbox (Não é necessário usar essa opção)

Preferências

Clicando em "preferences..." o programa ira abrir algumas opções avançadas detalhadas abaixo.

Guia "General"

Account Information for this computer = mostra o endereço de email da conta Dropbox que está conectada, para desvincular esse computador da sua conta Dropbox basta clicar no botão "Unlink this computer..." que se encontra abaixo do email.

Dropbox Folder Location = Mostra a pasta do Dropbox, clicando em "More" é possível alterar essa pasta.

Show system tray notifications = Mostra notificações no ícone do Dropbox na bandeja.

Start Dropbox on system startup = Iniciar o Dropbox junto com o computador (recomento deixar marcada), se for desabilitada o Dropbox não ira sincronizar os arquivos e pastas até que você inicie ele manualmente no menu iniciar ou no atalho na área de trabalho.

Enable LAN sync = Habilita a sincronização com sua rede local, exemplo, você adiciona vários computadores, quando coloca um arquivo em um, o arquivo vai para os servidores e depois é baixado para os outros computadores, com essa opção habilitada os computadores que estão na sua rede baixam diretamente uns dos outros, aumentando muito a velocidade de sincronização entre eles.

Guia "Network"

Bandwidth Usage = Controla a banda de internet usada para o programa, ou seja, o quanto de velocidade da sua internet o programa irá usar, recomendo não alterar nenhum valor a menos que saiba o que está fazendo.

Proxy Settings = Normalmente essa opção não será utilizada em residências, é comum em empresas que utilizam um servidor Proxy, recomendo não alterar nenhum valor a menos que saiba o que está fazendo, pois pode inutilizar o programa.

Pasta Pública

Um recurso interessante (e perigoso) é a pasta pública, você pode compartilhar com o mundo os arquivos dentro desta pasta (Chamada Public dentro da pasta do Dropbox).

Depois clique com o botão direito no arquivo, selecione Dropbox e depois "Copy Public Link"

Agora cole o resultado no navegador, em um arquivo de texto, em uma janela de mensagem instantânea, etc, se você der esse link para alguém, terá acesso aos arquivos mesmo não tendo uma conta no Dropbox ou tendo acesso a uma pasta compartilhada (explicação sobre compartilhamento mais abaixo).

Cuidado ao colocar arquivos na pasta Public

No Site

O site também possui varias opções úteis, vamos conhece-las.

Após efetuar login no site, a página ira exibir algumas guias.

Guia "Files"

a guia "Files" mostra todos os arquivos sincronizados.

Nessa guia você tem algumas opções muito úteis, como restaurar um arquivo para um estado anterior a alguma modificação e recuperar um arquivo deletado, ambas opções podem ser usadas com até 30 dias da modificação ou exclusão do arquivo, esse é o tempo que o servidor guarda o histórico por padrão (existe serviço Pack-Rat que mantém para sempre o histórico, porém é pago).

Também é possível mover, copiar, deletar ou baixar um arquivo através das opções.

Voltando no tempo

Para recuperar um arquivo para uma versão anterior, posicione o ponteiro do mouse sobre o arquivo, e clique na seta que irá aparecer no canto esquerdo, depois clique em "Previous versions"

Na próxima tela você pode ver os detalhes do arquivo clicando na "lupa", depois de escolher a versão desejada, marque ela no canto esquerdo e clique no botão "Restore", pronto, o arquivo será restaurado para uma versão anterior.

Recuperando um arquivo apagado.

Para recuperar um arquivo apagado, primeiro clique no botão com o símbolo de lixeira "Show deleted files" localizado acima dos arquivos, escolha o arquivo a ser recuperado, posicione o ponteiro do mouse sobre ele e clique na seta no canto esquerdo, então escolha "Undelete"

Depois clique em "Undelete" (ou escolha outro versão clicando em "View other versions") na caixa de dialogo que irá aparecer na tela, pronto, seu arquivo já foi recuperado.

Nota: Para deletar permanentemente basta selecionar a opção "Permanetly delete"

Guia "Events"

Não vou entrar em detalhes nessa guia pois ela é simples, guarda um histórico do que já foi feito com os arquivos, pastas, usuários, computadores, etc.

Guia "Sharing"

Essa guia possui as opções de compartilhamento, onde você pode facilmente compartilhar arquivos com amigos.

Para criar um compartilhamento primeiro clique em "Share a folder"

Depois escolha se será criada uma nova pasta (I'd like to create and share a ner folder) ou será compartilhada uma existente (I'd like to share an existing folder) e clique em next.

Caso tenha optado por compartilhar uma existente, basta seleciona-la na tela que ira aparecer e clicar em next.

Agora no campo "Invite collaborators to this folder" coloque o endereço de email das pessoas que você quer compartilhar a pasta, no segundo campo é opcional escrever uma mensagem para essas pessoas, depois clique em "Share folder", e a pasta será compartilhada, os arquivos serão sincronizados com a pessoa.

Retirar ou adicionar alguém a um compartilhamento

Para cancelar um compartilhamento, basta clicar em "unshare this folder" nas opções da pasta

e depois em "Unshare", um detalhe é a opção de deixar com que as pessoas que compartilhavam a pasta permaneçam com uma copia dos arquivos, para isso deixe marcada a opção "I want my collaborators to keep a copy of these files".

Para adicionar alguém em um compartilhamento já existente, basta clicar em "sharing options" nas opções da pasta, você terá a mesma tela de convite.

Para retirar somente uma pessoa do compartilhamento clique em "sharing options" nas opções da pasta, e escolha a guia "Members", nas opções da pessoa clique em "Kick Out"

Na proxima tela clique em "Kick out user", a opção "[nome da pessoa] should be able to keep a copy of these files" permite a pessoa ter uma cópia dos arquivos.

Para sair de um compartilhamento, nas opções da pasta clique em "Leave share folder", e depois clique no botão "Leave share folder", a opção "I still want to keep my copy of these files" permite que você mantenha uma cópia dos arquivos.

Opções da conta

Agora vamos ver as opções da sua conta Dropbox, para isso clique na parte superior do site em "Account"

Na guia "Account Info" há informações de espaço

Na guia "Account Settings" você pode personalizar os seguintes itens (imagem no final):

User info

First name: Primeiro nome

Last name: Sobrenome

Email

Password Reset = Troca de senha

Old password = Senha antiga

New password = Nova senha

Confirm password = Repetir a nova senha

Account Preferences

Include me on early (buggier) releases = Incluir você nas versões mais novas e com possíveis erros

Show the Getting Started tab = Mostrar a guia "Started Tab" (Guia Começando, possui dicas)

Enable file browser keyboard shotcuts = Habilitar atalhos de teclado

Enable RSS feeds = Habilitar Feeds RSS (Veja nossa matéria sobre Feeds)

Automatically detect timezone = Detectar automaticamente a zona de horário (Brasil = GMT -3)

Use dd/mm/yy date format = Usar formato de data dd/mm/yy (d=dia, m=mês, y=ano)

Email me: = Me envie um email

When Dropbox maintenance is scheduled = Quando o Dropbox tiver uma manuteção agendada (recomendado)

Comments in shared folders = Comentários adicionados nas pastas compartilhadas.

When my Dropbox is almost out of space = Quando seu Dropbox estiver quase sem espaço

Dropbox newsletters = Notícias do Dropbox

Dropbox tips = Dicas do Dropbox

Ao final clicar em "Change settings"

Guia "My Computers"

Permite você excluir um computador sem a necessidade de ter acesso ao mesmo, basta clicar em "Unlink"

Renomear o nome do computador que aparece no Dropbox.

Guia "Referral Status"

Permite convidar mais pessoas, e ganhar mais espaço com isso, 256 MB para cada pessoa convidada, na conta gratuita você pode ter até 8 GB de bônus por pessoas convidadas.

Clique em "Invite more people to join Dropbox"

na tela acima você terá as opções:

A: enviar por link, que a pessoa acessa e após o cadastro você ganha o bônus.

B: "puxando" os seus contatos de alguma conta de email.

C: Convite por email, coloque o endereço das pessoas.

Obs: Na opção B, é necessário inserir o email e senha da sua conta de email, e os servidores do Dropbox irão acessar o seu email e puxar os contatos de lá, porém, sempre tome cuidado ao colocar seu email e senha em outro lugar que não seja o campo de login do seu próprio provedor de email, por esse motivo eu não aconselho (mesmo que a empresa forneça segurança) a opção B, inclusive isso deve ter sido informado a você pela sua empresa de email no momento em que você "leu e aceitou o contrato", portanto prefira a opção A ou C.

Espero que você tenha aproveitado o tutorial, dúvidas, sugestões e etc, aqui.

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Agradecimentos à Ana pela dica

Paulo Roberto - 24/05/2010